Компания Отличник.ру

Телефон: +7(831) 2-911-555
 Адрес офиса: г. Нижний Новгород,
 пр. Гагарина, 50, корпус 15,
4 подъезд, офис 234
Остановка "Дворец Спорта"

 
электронная почта:
 в июле офис работает по графику
по предварительной записи

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТОБОРОТА


АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ВВЕДЕНИЕ В настоящее время появилось большое количество публикаций на тему автоматизации документооборота. Как правило, их авторы рассматривают данную проблему сквозь призму конкретных реализаций в тех или иных программных продуктах. В результате у читателя не складывается целостной картины проблемы автоматизации работы с документами, так как автоматизация отдельных деловых процедур не затрагивает большой аспект организационных вопросов. А ведь именно эти вопросы выходят на первый план при анализе "что и как автоматизировать”. Среди них можно выделить четыре основных блока: вопросы построения структуры организации и распределения служебных полномочий; организация взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц; организация порядка доступа и работы с документами; регламентация деловых процедур. Перечисленные аспекты приводят к тому, что систему автоматизации работы с документами нельзя рассматривать оторвано от структуры предприятия. Иначе при внедрении это повлечет серьезные проблемы, вплоть до остановки деятельности предприятия. Вышеперечисленное показывает актуальность темы автоматизации систем документооборота организаций, и, в частности, автоматизации регистрации документов. 1. Цели автоматизации процессов документооборота Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах: получение информации, ее обработка; анализ, подготовка, принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документальное обеспечение управления” (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления. Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации: документирование и регистрация документов (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление); организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов); систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур) [Методические материалы, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.// Под ред. Пестецова А.А. М., 2004 . С. 10.]. Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций: организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия; организация единого порядка работы с документами в подразделениях; организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях; обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации; создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях; использование унифицированных форм представления и обработки документов; регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения; регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов; регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование); списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов; обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений; осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций; проверка правильности и своевременности исполнения документов; создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений; проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления; получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения. Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов. Движение документов осуществляется в виде потоков, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат движение документов и их обработка в пунктах обработки, на всех стадиях жизненного цикла документов. Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей: 1) в области обработки документов: обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним; 2) в области контроля за исполнительской дисциплиной: обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; сокращение сроков прохождения и исполнения документов; 3) в области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов. Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели: единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; объединение потоков электронных документов между подразделениями организации; использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) и регистрации документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.; обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов. Исторически делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. В зависимости от менталитета и культуры того или иного народа, создавалась с годами и соответствующая система документоведения. На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном две технологии, которые в дальнейшем будем условно называть "отечественная” и "западная”. Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности: четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д. современная отечественная технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий. Основная проблема традиционной технологии – централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек. Еще одна особенность – относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации. Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем – обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными "мостиками” для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: "ДЕЛО” (компания "Электронные офисные системы”) и система "Золушка-WIN”. Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от отечественных и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие: характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство; отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля; регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством. Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами. Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика "коробочного” продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам. К системам данного направления относятся следующие. Русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PC DOCS); LinkWorks (DEC); Staffware (Staffware PLS); Lotus Notes (Lotus-IBM). Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем: система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes); система "Ирида” компании IBS, Москва (Lotus Notes); комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes); система "Золушка-Кабинет” НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes); решения компании АО "Весть”, Москва (DocsOpen); решения компании "Метатехнология”, Москва (Staffware и Excalibur); система Optima-WorkFlow компании АОЗТ "Оптима” (MS Exchange, MS SQL). Разработки российских компаний: система LanDocs компании "Ланит”; система Effect Office компании "Гарант International”; система "Документ2000” компании Telcom Service; система "Крон” компании "Анкей”; система "Евфрат” компании Cognitive Technologies. В следующем разделе будут подробно рассмотрены различные автоматизированные системы документооборота, которые, в частности, автоматизируют регистрацию документов.

ДАЛЕЕ
  Полный текст работы можно получить по запросу
  Вы можете заказать индивидуальное выполнение работы по этой теме

  Цены Заказать Как оплатить Предупреждаем! Отзывы Карта сайта Материалы Схема проезда  
Copyright © Компания Отличник +7(831) 2-911-555. г. Нижний Новгород, пр. Гагарина, 50, корпус 15, 4 подъезд, офис 234
Остановка транспорта: "Нагорный Дворец Спорта"
Дипломные курсовые работы на заказ
Работает на: Amiro CMS