АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ВВЕДЕНИЕ
В
настоящее время появилось большое количество публикаций на тему автоматизации
документооборота. Как правило, их авторы рассматривают данную проблему сквозь
призму конкретных реализаций в тех или иных программных продуктах. В результате
у читателя не складывается целостной картины проблемы автоматизации работы с
документами, так как автоматизация отдельных деловых процедур не затрагивает
большой аспект организационных вопросов. А ведь именно эти вопросы выходят на
первый план при анализе "что и как автоматизировать”. Среди них можно выделить
четыре основных блока:
вопросы
построения структуры организации и распределения служебных полномочий; организация
взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц; организация
порядка доступа и работы с документами; регламентация
деловых процедур.
Перечисленные
аспекты приводят к тому, что систему автоматизации работы с документами нельзя
рассматривать оторвано от структуры предприятия. Иначе при внедрении это
повлечет серьезные проблемы, вплоть до остановки деятельности предприятия.
Вышеперечисленное
показывает актуальность темы автоматизации систем документооборота организаций,
и, в частности, автоматизации регистрации документов.
1. Цели автоматизации процессов
документооборота
Управление
организациями и предприятиями основано на следующих процессах:
получение
информации, ее обработка; анализ,
подготовка, принятие решений; выполнение
решений; учет и контроль
принятых решений.
Процессы
делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как
документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле
делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документальное
обеспечение управления” (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов,
обеспечивающих и отражающих процессы управления.
Документационное
обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к
программным системам автоматизации:
документирование
и регистрация документов (создание документов, поддерживающих и
регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка,
оформление, согласование и изготовление); организация
документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования
документов); систематизация
архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в
организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия
управленческих решений и деловых процедур) [Методические материалы,
разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом
документоведения и архивного дела.// Под ред. Пестецова А.А. М., 2004 . С.
10.].
Делопроизводство
представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или
организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как
управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан,
других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и
предусматривает выполнение следующих функций:
организационное
и документационное обеспечение деятельности предприятия; организация
единого порядка работы с документами в подразделениях; организация
индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в
подразделениях; обмен
документами внутри и между структурными подразделениями организации; создание
унифицированных технологических процедур прохождения и обработки
документов в подразделениях; использование
унифицированных форм представления и обработки документов; регистрация всех
поступающих в организацию документов с последующим направлением на
рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения; регистрация,
учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования
исходящих и внутренних документов, проектов документов; регистрация
движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении,
согласование (визирование); списание
документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и
использования документов; обмен
информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
осуществление
контроля за своевременным исполнением поручений высших органов
государственной власти, поручений и указаний руководства организации,
писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций; проверка
правильности и своевременности исполнения документов; создание
надлежащих условий для документационного и организационно-технического
обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение
полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и
исполнения документов и поручений; проведение
информационно-справочной и аналитической работы по вопросам
документационного обеспечения управления; получение
отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах
и состоянии их исполнения.
Все
перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими
государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что
создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных
технологий обработки документов.
Движение
документов осуществляется в виде потоков, циркулирующих между пунктами
обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов.
Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то
автоматизации подлежат движение документов и их обработка в пунктах обработки,
на всех стадиях жизненного цикла документов.
Создание
и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)
преследует достижение следующих целей:
1)
в области обработки документов:
обеспечение
повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение
документооборота, обеспечение контроля исполнения; создание условий
для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной
безбумажной технологии; создание необходимых
условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по
содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на
рутинные операции; обеспечение
повышение качества документов, создаваемых в организации; исключение дублирования
работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
2)
в области контроля за исполнительской дисциплиной:
обеспечение
автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях
организации с момента их получения или создания до завершения исполнения
отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и
руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь
документов; обеспечение
автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением
документов, поручений высших органов государственной власти и управления,
поручений и указаний руководства организации, оперативное получение
информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; сокращение сроков
прохождения и исполнения документов;
3)
в области организации доступа к информации:
обеспечение
централизованного хранения текстов документов, подготовленных в
электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих
материалов (регистрационных карточек документов, резолюций,
сопроводительных документов) с возможностью организации логического
связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска
(подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Внедрение
программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает
аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все
подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:
единый порядок
индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях
организации; объединение
потоков электронных документов между подразделениями организации; использование
общей для всех организаций системы индексации (нумерации) и регистрации
документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень
организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной
карточки документов и т.п.; обеспечение
унификации управленческой документации и сокращения количества форм и
видов единообразных документов.
Исторически
делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. В зависимости от
менталитета и культуры того или иного народа, создавалась с годами и
соответствующая система документоведения.
На
практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном
две технологии, которые в дальнейшем будем условно называть "отечественная” и
"западная”. Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства
имеет следующие особенности:
четко выраженный
вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель –
руководитель) внутри организации; отслеживание
всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в
машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их
перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и
т.д. современная
отечественная технология делопроизводства предполагает ведение
регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения
единого порядка обработки документов предусматривается создание
специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.
Основная
проблема традиционной технологии – централизованное отслеживание движения
документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как
получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных
журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с
самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с
документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их
действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Еще
одна особенность – относительно небольшое разнообразие процессов
делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.
Программные
системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь,
на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы
делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем –
обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости
рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны
существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и
документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере.
Системы этого направления являются своеобразными "мостиками” для постепенного
перехода от бумажных к безбумажным документам.
К
системам автоматизации данной технологии относятся: "ДЕЛО” (компания
"Электронные офисные системы”) и система "Золушка-WIN”.
Традиции
западного делопроизводства существенно отличаются от отечественных и
основываются на высокой исполнительской дисциплине работников.
К
особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести
следующие:
характер
движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий
возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю,
минуя руководство; отсутствие
централизованного (в рамках всей организации) контроля; регистрация
документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и
исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще
не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения,
занимающиеся делопроизводством.
Программные
системы этого направления ориентированы на максимально полное использование
электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие
промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение
существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку
новых технологий работы с документами.
Системы
характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего
звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей
информации.
Основной
особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных
процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.
Как
правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от
разработчика "коробочного” продукта, а как набор программных средств, из
которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным
процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее
место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие
решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в
документообороте организации. Администратором системы формируются
бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е.
по ее подразделениям и работникам.
К
системам данного направления относятся следующие.
Русифицированные
версии популярных западных систем:
DocsOpen (PC
DOCS); LinkWorks (DEC);
Staffware
(Staffware PLS); Lotus Notes
(Lotus-IBM).
Программные
решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:
система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes); система "Ирида”
компании IBS, Москва (Lotus Notes); комплекс
программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes); система
"Золушка-Кабинет” НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes); решения компании
АО "Весть”, Москва (DocsOpen); решения компании
"Метатехнология”, Москва (Staffware и Excalibur); система
Optima-WorkFlow компании АОЗТ "Оптима” (MS Exchange, MS SQL).
Разработки
российских компаний:
система LanDocs
компании "Ланит”; система Effect Office компании "Гарант International”; система
"Документ2000” компании Telcom Service; система "Крон”
компании "Анкей”; система "Евфрат”
компании Cognitive Technologies.
В
следующем разделе будут подробно рассмотрены различные автоматизированные
системы документооборота, которые, в частности, автоматизируют регистрацию
документов.